HR Issues

    Τον Ιούνιο του 2022, το Πρόγραμμα Μεταπτυχιακών Σπουδών στη Διοίκηση Ανθρώπινου Δυναμικού του Οικονομικού Πανεπιστημίου Αθηνών, όπως κάθε χρόνο - με εξαίρεση την περίοδο του  covid19 - διοργάνωσε εκπαιδευτική εκδρομή στις Σπέτσες, όπου οι φοιτητές και οι φοιτήτριες του προγράμματος, όχι μόνο γιόρτασαν τη λήξη του ακαδημαϊκού έτους, αλλά και παρακολούθησαν ένα workshop με θέμα το  “New Employee Onboarding”, το οποίο συντονίστηκε από το HR Society, τον σύλλογο αποφοίτων του Μεταπτυχιακού.

    Σε συνέχεια του Workshop “New Employee Onboarding”, οι απόφοιτοί μας και μέλη του ΔΣ HR Society, Igor Bobryk, Talent Acquisition Lead στην εταιρεία Hack The Box και Αλεξάνδρα Κόλλια, L&D Specialist στην εταιρεία Kotsovolos μάς μυούν στο “Onboarding”.

    Onboarding

    Από τον Igor Bobryk, Talent Acquisition Lead στην εταιρεία Hack The Box και Γραμματέας ΔΣ HR Society

    Σε συνέχεια του Workshop “New Employee Onboarding”, αλλά και με αφορμή την πρόσφατη εμπειρία μου στο σχεδιασμό onboarding σε ένα περιβάλλον που λειτουργεί κατά βάση με remote λογική, θέλησα να μοιραστώ μαζί σας μερικά tips!

    Content is the King

    Μια αγαπημένη φράση μου, είναι "Δεν χρειάζεται να ανακαλύψουμε τον τροχό". Έτσι, το όλο εγχείρημα ξεκίνησε από έρευνα. Τί κάνουν, λοιπόν, άλλες εταιρείας τεχνολογίας, που λειτουργούν κατά βάση σε ένα remote καθεστώς;

    Το πρώτο στοιχείο που βγήκε στην επιφάνεια μπορεί να περιγραφεί με μια από τις πιο iconic εκφράσεις της προηγούμενης δεκαετίας: “Content is the King” (3.610.000.000 τα αποτελέσματα στη μηχανή αναζήτησης της google, αν αναζητήσετε τη συγκεκριμένη φράση).

    Αξίζει, πραγματικά, να επενδύσει κανείς λίγη ώρα ώστε να καταλάβει κάποιες βασικές αρχές που κρύβονται πίσω από το “Content is the King”, καθώς αυτό θα βοηθήσει σε ένα πιο αποτελεσματικό onboarding. Για οικονομία χρόνου, όμως, μια γρήγορη εξήγηση είναι να υπάρχει καταγραφή όλων των πραγμάτων που άπτονται του onboarding, σε ένα εύκολα προσβάσιμο σημείο για όλους. Μια μοναδική πηγή αλήθειας για ό,τι αφορά στο onboarding, που θα αποτελεί σημείο αναφοράς και δέσμευσης όλων των εμπλεκόμενων μερών.

    «Γιατί είναι όμως τόσο σημαντικό αυτό» θα μπορούσε να ρωτήσει κάποιος.

    Σε παραδοσιακά, δια ζώσης εργασιακά περιβάλλοντα, το onboarding του νέου εργαζόμενου συμβαίνει μέσω της αλληλεπίδρασής του με τους συναδέλφους του, οι οποίοι μοιράζονται προφορικά την όποια πληροφορία. Τι γίνεται, όμως, όταν ο νέος εργαζόμενος είναι στο σπίτι του; Πώς διασφαλίζει το HR ότι ο κάθε νέος εργαζόμενος έχει πρόσβαση στην ίδια πληροφορία ή εμπειρία όταν ξεκινάει την πορεία του στην εταιρεία;

    Η λύση που έχει κυριαρχήσει είναι το documentation και η εύκολη πρόσβαση σε αυτό από όλα τα εμπλεκόμενα μέρη. Μόνο έτσι, τα εμπλεκόμενα μέρη, που καθορίζουν την εμπειρία του κάθε νεοεισερχόμενου,  θα ξέρουν ποιες είναι οι προσδοκίες που έχει ο οργανισμό από αυτούς και θα είναι σε θέση να προσφέρουν ένα συστηματικά αποτελεσματικό onboarding.

    Αν υποθέσουμε ότι το content is the king, τι είδους onboarding content χρειάζεται να αναπτύξει ο οργανισμός;

    Για να απαντήσουμε σε αυτήν την ερώτηση, θα κινηθούμε σε τρεις άξονες:

    1. Ορισμός σημαντικότερων φάσεων του onboarding
      Ας τα ορίσουμε λοιπόν:

      • Αποδοχή προσφοράς εργασίας
      • Συλλογή εγγράφων πρόσληψης
      • Ενημέρωση εργαζόμενου πριν την πρώτη του μέρα
      • Η πρώτη μέρα εργασίας
      • Η πρώτη εβδομάδα εργασίας
      • Ο πρώτος μήνας εργασίας
      • Οι πρώτοι τρεις μήνες εργασίας

      Αυτά είναι συνήθως τα βασικότερα χρονικά σημεία ενός onboarding και στόχος των σχεδιαστών θα πρέπει να είναι ο ορισμός των ενεργειών που λαμβάνουν χώρα σε αυτά τα χρονικά σημεία.

      Οι ενέργειες αυτές θα ήταν χρήσιμο να έχουν σαφή περιγραφή, στόχο και ενδεικτικό υλικό, ώστε η εκτέλεσή τους να γίνει γρήγορα. Πλέον υπάρχουν πολλά εργαλεία που αυτοματοποιούν τη διαδικασία του onboarding. Οπότε, αν η ένταξη νέου εργαζόμενου είναι μια συχνή διαδικασία, σκεφτείτε σοβαρά να την αυτοματοποιήσετε σε όσα περισσότερα σημεία γίνεται.

      Επιπλέον, οι ενέργειες αυτές πρέπει να έχουν συγκεκριμένο υπεύθυνο και όλοι χρειάζεται να έχουν την μεγάλη εικόνα στο μυαλό τους, ανεξαρτήτως του σημείου στο οποίο εμπλέκονται. Για παράδειγμα, μπορεί ο line manager να στείλει μια επικοινωνία στον εργαζόμενο η οποία να έχει ήδη γνωστοποιηθεί από άλλο τμήμα ή να επικοινωνήσει μια αντίθετη πληροφορία. Συνεπώς, όλοι πρέπει να έχουν κοινή κατανόηση της διαδικασίας και των καθηκόντων τους σε αυτήν.
       

    2. Υποστήριξη των σημαντικότερων ρόλων

      Σημαντικοί ρόλοι:

      • Line manager
      • Onboarding Buddy

      Μια συνήθης πρακτική είναι η διαμόρφωση του υλικού του onboarding, με βάση τους παραπάνω ρόλους. Σκεφτείτε μια σελίδα, η οποία περιλαμβάνει ό,τι πρέπει να γνωρίζουν αυτοί οι δύο ρόλοι και το υποστηρικτικό υλικό, που θα τους βοηθήσει.

      Αναλυτικότερα:

      • Ποιες είναι οι βασικότερες αρχές που χρειάζεται να πετύχει είτε ο line manager, είτε ο onboarding buddy κατά τη διαδικασία του onboarding. Στην Hack The Box για παράδειγμα, έχουμε τρεις άξονες: δημιουργία σχέσεων & δικτύωση, ενίσχυση της αυτοπεποίθησης του νεοεισερχόμενου και κατανόηση ρόλου.
      • Checklists, με συγκεκριμένα πράγματα που πρέπει να γίνουν.
      • Υλικό που θα βοηθήσει σε συζητήσεις (ερωτήσεις, θέματα που πρέπει να καλυφθούν).
      • Υλικό που θα βοηθήσει στον προγραμματισμό ενδοτμηματικών ενεργειών/δραστηριοτήτων.

       

    3. Υλικό για τον οργανισμό

      Τέλος, έρχεται το υλικό που οφείλουν να γνωρίζουν όλοι οι εργαζόμενοι, ώστε να καταλαβαίνουν το πλαίσιο στο οποίο δουλεύουν και να είναι πιο αποτελεσματικοί σε αυτό.

      Ενδεικτικά αναφέρουμε κάποιες θεματικές:

      • Ιστορία της εταιρείας
      • Κουλτούρα & αξίες
      • Αποστολή και όραμα
      • Προϊόντα και υπηρεσίες της εταιρείας
      • Πως αυτά δημιουργούνται
      • Ανταγωνιστικό πλεονέκτημα
      • Ομάδες και βασικότερες λειτουργίες τους
      • Πολιτικές
      • Διαδικασίες που αφορούν στη διαχείριση των ανθρώπων (Performance Reviews, Pay Policy, Employee Engagement Practices)

    Τα παραπάνω λειτουργούν μονάχα ως ένας γρήγορος οδηγός. Υπάρχουν πολλά ακόμα πράγματα τα οποία χρειάζεται κανείς να έχει υπόψη του, σχεδιάζοντας διαδικασίες onboarding, τόσο σε τακτικό όσο και σε στρατηγικό επίπεδο. Η δραστηριότητα της εταιρείας, η φύση της δουλείας του νεοεισερχόμενου, το ιεραρχικό επίπεδο, το μέγεθος του οργανισμού, όπως και η στρατηγική του, αποτελούν από τις σημαντικότερες μεταβλητές που πρέπει κανείς να αναλύσει, ώστε να σκεφτεί συνολικά το onboarding και να προσδώσει αξία στη διαδικασία.

    Συνεχής Βελτίωση στο Onboarding Εργαζομένων

    Από την Αλεξάνδρα Κόλλια, L&D Specialist στην εταιρεία  Kotsovolos και Μέλος ΔΣ HR Society

    Όταν σκεφτόμαστε με ποιον τρόπο θα διακρατήσουμε το ταλέντο, που μόλις αποδέχθηκε την πρόταση μας για συνεργασία  -ένας/μία Recruiter ξέρει με πόσο κόπο - ας στρέψουμε το βλέμμα μας στο Onboarding και την εμπειρία που αποκομίζει ο νέος συνάδελφος κατά την εισαγωγική του περίοδο.

    Μέσα από τη δική μου εμπειρία, αυτό που φαίνεται να παίζει καθοριστικό ρόλο για ένα πετυχημένο Onboarding, είναι να μην το θεωρούμε δεδομένο, ολοκληρωμένο και εν τέλει πετυχημένο! Δηλαδή, να αναζητούμε συνεχώς τρόπους να το βελτιώνουμε. Πώς γίνεται, όμως, αυτό πρακτικά;

    Πριν απαντήσουμε σε αυτό το ερώτημα, είναι χρήσιμο να αποσαφηνίσουμε τους όρους που συνδέονται περισσότερο με αυτήν την τόσο σημαντική περίοδο στον κύκλο ζωής ενός εργαζομένου, αλλά συχνά συγχέονται.

    Onboarding

    • Ένα σύνολο ενεργειών που έχουν ως στόχο την ομαλή εισαγωγή/ένταξη του εργαζομένου σε ένα νέο οργανισμό ή ρόλο.
    • Μη γραμμική διαδικασία, άρα ευέλικτη.
    • Τυπικά ξεκινά από τη φάση της αποδοχής προσφοράς εργασίας και μπορεί να κρατήσει μέχρι και ένα χρόνο. Ουσιαστικά όμως ξεκινά από την πρώτη επαφή, που θα έχει με τον οργανισμό ως υποψήφιος/α (career site, recruiter, κλπ).

    Induction/ Orientation Day/Program

    • Ημερίδα ή πρόγραμμα εκπαιδευτικού χαρακτήρα με στόχο τη γνωριμία του εργαζομένου με την κουλτούρα, τις αξίες, τη δομή και τις διαδικασίες του οργανισμού.
    • Συνήθως μεμονωμένο γεγονός, με μια γραμμική πορεία.
    • Ξεκινά και ολοκληρώνεται συνήθως μέσα στον πρώτο μήνα.

    Σε κάθε περίπτωση, ας κρατήσουμε ότι το Onboarding είναι μια διαδικασία με τρεις βασικούς πυλώνες/σκοπούς: α) Κοινωνικός (δημιουργία σχέσεων και δικτύου εντός του οργανισμού) β) Οργανωσιακός (κατανόηση της οργανωσιακής κουλτούρας) και γ) Τεχνικός (επιτάχυνση απόδοσης νέου εργαζόμενου). Το Induction ή Orientation program εντάσσεται κάτω από την “ομπρέλα” του Onboarding, καθώς λειτουργεί περισσότερο ως enabler και γι’ αυτό αποτελεί ένα βασικό στοιχείο της διαδικασίας.

    Το να κατανοούμε και να επιλέγουμε με συνειδητό τρόπο τους συγκεκριμένους όρους, δίνει νόημα και στις ενέργειες που θα επιδιώξουμε τελικά να κάνουμε. Παράλληλα, όμως βοηθά όλους τους Stakeholders που εμπλέκονται στη διαδικασία Onboarding να μιλούν την ίδια γλώσσα. Αυτό, μεταξύ άλλων, συμβάλλει στην πιο αποτελεσματική συνεργασία κατά το σχεδιασμό μιας διαδικασίας Onboarding, με στόχο την εξαιρετική εμπειρία εργαζομένου.

    Με βάση τα παραπάνω, ας αναρωτηθούμε: Όταν εντοπίσουμε την ανάγκη και βάλουμε ως προτεραιότητα να βελτιώσουμε το Onboarding των νέων εργαζομένων στον οργανισμό μας, είναι αρκετό να δημιουργήσουμε ή να αναθεωρήσουμε ένα πρόγραμμα Induction; Εξαρτάται από τις ανάγκες των εργαζομένων σε συνδυασμό με την ωριμότητα του Οργανισμού και το feedback που έχουμε λάβει. Για να δώσουμε απάντηση σε σχέση με το δικό μας Οργανισμό, μπορούμε να αξιοποιήσουμε τη διαδικασία του Design Thinking.

    Επανα-σχεδιάζοντας τη διαδικασία Onboarding μέσω του Design Thinking

    To Design Thinking, επί της αρχής, είναι διαδικασία που θέτει τις διαφορετικές ανάγκες του κάθε χρήστη (user) στο επίκεντρο, όταν σχεδιάζουμε μια υπηρεσία ή ένα προϊόν. Μπορούμε να ακολουθήσουμε τα παρακάτω πέντε (5) βήματα του Design Thinking, στην προσπάθειά μας να σχεδιάσουμε ή επανασχεδιάσουμε τη διαδικασία Onboarding στον Οργανισμό μας.

    1. Ανακάλυψη (Empathise)
      Η εφαρμογή του Design Thinking για τη δημιουργία μιας εξαιρετικής εμπειρίας των νέων εργαζομένων ξεκινά με το να αφιερώσουμε χρόνο για να τους παρατηρήσουμε και να τους κατανοήσουμε, να αντιληφθούμε τα ζητήματα που τους απασχολούν και να ανακαλύψουμε την ιστορία τους.

      Μέσω τεχνικών, όπως το journey mapping και το storyboarding, μπορούμε να αξιολογήσουμε καλύτερα τα σημεία αλληλεπίδρασης μεταξύ της εταιρείας και του νέου εργαζομένου. Έτσι, αποκτούμε μια σαφέστερη εικόνα για το ποιοι είναι οι νέοι μας εργαζόμενοι, ποιες εμπειρίες είναι πιο σημαντικές γι' αυτούς και σε ποιες δραστηριότητες είναι πιο πιθανό να συμμετάσχουν.
       

    2. Προσδιορισμός (Define)

      Σε αυτό το στάδιο, μπορούμε να διερευνήσουμε πιθανά προβλήματα, που προκαλούν τη μη ικανοποίηση των εργαζομένων στο πλαίσιο της εισαγωγής τους στο νέο Οργανισμό.

      Η ανάλυση του Onboarding Journey των νέων εργαζομένων μπορεί να οδηγήσει στην αποκάλυψη παγίδων. Εξετάζοντας ένα πρόβλημα από διαφορετικές οπτικές γωνίες, ως επαγγελματίες HR, είναι πιο πιθανό να επιλύσουμε ζητήματα που εμφανίζονται από νωρίς στο ταξίδι του εργαζομένου. Για αυτό το λόγο, αναλόγως του μεγέθους και της δομής του τμήματος HR, ενδείκνυται να εμπλέξουμε σε αυτήν την ανάλυση συναδέλφους και από άλλες υπο-ομάδες, όπως Recruitment, HR Services, Learning & Development.
       

    3. Ανάπτυξη (Conception)

      Το Design Thinking μάς ενθαρρύνει να αναζητήσουμε καινοτόμες ιδέες, αποφεύγοντας τις προφανείς λύσεις. Σε αυτό το στάδιο, λοιπόν, χρειάζεται να αφήσουμε τη φαντασία μας ελεύθερη!

      Το να σκεφτόμαστε έξω από το κουτί μπορεί να σημαίνει λιγότερη εξάρτηση από δύσκαμπτες και γραφειοκρατικές διαδικασίες και μετάβαση σε πιο απλές, διαδραστικές και εξατομικευμένες λύσεις για τη δημιουργία πιο ουσιαστικών εμπειριών Ένταξης. Ας μπούμε στη θέση ενός νέου εργαζόμενου, που ξεκινά την πρώτη του μέρα σε έναν Οργανισμό που υποστηρίζει την Καινοτομία, υπογράφοντας ένα πακέτο από έγγραφα σχετικά με διαδικασίες και πολιτικές HR. Ποιες θα είναι οι πρώτες εντυπώσεις του για τον Οργανισμό;
       

    4. Πρωτοτυποποίηση (Prototype)

      Η τεχνολογία ευτυχώς προσφέρει μια πληθώρα χαρακτηριστικών και εργαλείων, με τα οποία μπορούμε να πειραματιστούμε, για να μας βοηθήσουν να μετατρέψουμε τις ιδέες μας σε απτές εμπειρίες. Μπορούμε, για παράδειγμα, να κλείσουμε demo calls με εκπροσώπους εταιρειών που παρέχουν Onboarding συστήματα, για να οπτικοποιήσουμε το ταξίδι των νέων προσλήψεων, που έχουμε αναπτύξει στο προηγούμενο στάδιο.

      Σε αυτό το σημείο, αξίζει να σημειώσουμε ότι αν δεν έχουμε άμεσα τη δυνατότητα να επενδύσουμε σε ένα Onboarding Software, δεν είναι ανάγκη να παραιτηθούμε από κάθε άλλη προσπάθεια βελτίωσης της εμπειρίας Onboarding. Αντιθέτως, υπάρχουν πιο απλά ή και δωρεάν εργαλεία που μπορούν σε πρώτο χρόνο να εμπλουτίσουν τη διαδικασία που έχουμε σχεδιάσει, όπως χρήση Google forms για τη συλλογή feedback.
       

    5. Testing

      Κεντρικά στοιχεία της διαδικασίας Design Thinking είναι η συνεχής ανατροφοδότηση (feedback) και η επαναληψιμότητα. Το ίδιο ισχύει και για τη διαδικασία Onboarding και για αυτό το λόγο χρειάζεται να διατηρούμε την ευελιξία της.

      Δίνοντας την ευκαιρία στους νέους εργαζόμενους να σχολιάσουν την Onboarding εμπειρία τους από τις πρώτες τους μέρες στον Οργανισμό και προχωρώντας άμεσα σε κάποιες αλλαγές, τους δείχνουμε ότι υπολογίζουμε την άποψη και συνεισφορά τους και ενισχύουμε το αίσθημα του ανήκειν.

    Καταλήγοντας, θα ήθελα να υπογραμμίσω ότι το Onboarding και η βελτίωση του είναι ένα ζήτημα, που αφορά ή θα έπρεπε να αφορά άμεσα περισσότερους Stakeholders - από τον ίδιο το νέο εργαζόμενο μέχρι και τη Διοικητική Ομάδα. Παρ’ όλο που είναι απαραίτητο να υπάρχει μια ομάδα ή/και ένα άτομο ως Owner της διαδικασίας Onboarding, προτείνεται η σύσταση μιας διευρυμένης ομάδας, που θα μπορούσε να αποτελείται από Managers και Buddies, από εργαζόμενους που ολοκλήρωσαν πρόσφατα το δικό τους onboarding plan και φυσικά από μέλη των υπο-ομάδων HR. Η ομάδα αυτή μπορεί να συναντιέται σε τακτική βάση, με στόχο την ανάλυση του feedback που συλλέγεται από διάφορες πηγές (π.χ. exit interviews, onboarding experience surveys), την αναθεώρηση της διαδικασίας Onboarding και την υλοποίηση των αλλαγών. Με αυτόν τον τρόπο, διασφαλίζουμε τη βιωσιμότητα των θετικών αποτελεσμάτων, που μπορεί να έχει το Onboarding στα αποτελέσματα του Οργανισμού.